Document sécurisé : la GED s'adapte aux normes RGPD
La GED (Gestion électronique des documents) est un logiciel indispensable à l’entreprise pour stocker, gérer et sécuriser un ensemble de données (fichiers, dossiers et documents). Opter pour une solution GED facilite la mise en place d’une stratégie d’usage de données sensibles, respectueuse des exigences imposées par le RGPD. SPRINTECH propose des matériels informatiques (appareil d’impression) intégrant une solution logicielle axée sécurité ou GED, favorisant le respect du RGPD.
Comment assurer la sécurité des données de l'entreprise ?
Il existe plusieurs méthodes qui permettent d’optimiser la sécurité des fichiers de l’entreprise.
- Renforcer la sécurité de l’accès physique au matériel informatique : utiliser des équipements hautement sécurisés comme les imprimantes de la marque TRIUMPH ADLER intégrant un logiciel gestion impression, proposées en location par SPRINTECH.
- Faire un suivi complet des allers-retours dans les locaux professionnels : désigner un responsable de la sécurité pour relever l’identité des collaborateurs qui entrent et qui sortent de leur bureau, avec des heures précises.
- Sécuriser le matériel informatique avec des antivols appropriés : code, alarme, etc.
- Acheter ou louer du matériel informatique de qualité comme les imprimantes de la marque TRIUMPH ADLER de chez SPRINTECH.
- Éviter d’installer des logiciels inconnus sur le matériel informatique de la société : choisir des équipements informatiques pourvus de logiciel adapté comme les imprimantes de SPRINTECH. Celles-ci sont fournies avec un logiciel de gestion d’impression SAFE SPRINT et une solution de collaboration MOBI SPRINT. L’offre FULL SPRINT regroupe ces deux offres.
- Enregistrer toutes les connexions établies (code) sur l’appareil de l’entreprise (ordinateur, imprimante, etc.)
- Contrôler les téléchargements de dossier et les installations réalisés sur les ordinateurs de la société.
- Sensibiliser les employés de l’entreprise sur l’importance de sécuriser chaque dossier et fichier avec un mot de passe (un code) suffisamment compliqué.
Comment sécuriser les données RGPD ?
La protection d’un dossier personnel, telle qu’elle est définie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), requiert la mise en œuvre de certaines précautions.
- La sensibilisation des utilisateurs sur les enjeux en termes de sécurité des fichiers personnels.
- L’authentification des utilisateurs dans le but de leur fournir un accès sécurisé à toutes les informations sensibles de l’entreprise.
- La gestion des impressions pour limiter les accès à un dossier d’utilité publique et/ou privée.
- Le traçage des accès et la gestion des incidents au quotidien pour appliquer une mesure de sécurité à temps et protéger les fichiers de l’entreprise d’une éventuelle violation.
- La sécurisation des postes de travail et des équipements informatiques : choisir du matériel hautement sécurisé comme les imprimantes de la marque TRIUMPH ADLER de chez SPRINTECH.
- La sécurisation de l’informatique mobile : imprimantes, clés USB, câbles, ordinateurs portables, etc.
- La protection du réseau informatique interne : opter pour des équipements informatiques dotés d’applications ou de logiciels intégrés comme les offres MOBI SPRINT ou FULL SPRINT de SPRINTECH.
- La sécurisation des serveurs et des sites web de l’entreprise.
- La sauvegarde régulière des fichiers au quotidien pour garantir la continuité du travail au sein des différents services de la société.
- La sécurisation des échanges de documents entre les différents collaborateurs et les organismes extérieurs : avec l’offre FULL SPRINT de SPRINTECH, vous profitez d’une gestion centralisée des documents échangés entre les employés, ainsi que d’une gestion optimisée du parc imprimante.
- La protection de locaux avec des serveurs informatiques et/ou des matériels réseaux.
Quel est le logiciel de transfert de document le plus sécurisé ?
Il existe plusieurs types de logiciels de transfert de fichiers particulièrement connus pour être sécurisés. Que ce soit pour avoir un contrôle précis sur la gestion parc imprimante de votre entreprise ou pour garantir un partage sécurisé de documents entre tous les collaborateurs, SPRINTECH propose des solutions hautement sécurisées adaptées à tous vos besoins.
- L’offre MOBI SPRINT qui vous permet d’accéder à tous vos documents partout et à tout moment, que vous soyez dans les locaux de l’entreprise ou en mission à l’extérieur. Vos fichiers d’entreprise sont stockés de manière sécurisée sur une plateforme unique, favorable à l’automatisation du processus de partage et de transfert. Vos data sont accessibles sur n’importe quel appareil (Smartphone, tablette, ordinateur portable ou PC de bureau) via un code d’accès unique et complexe.
- L’offre FULL SPRINT, comprenant MOBI SPRINT et SAFE SPRINT, qui permet un management à 360° de vos documents d’entreprise, avec la possibilité d’effectuer un suivi en temps réel et à tout moment de toutes les activités d’impression et de copies réalisées sur vos machines. Vos données sont entièrement sécurisées dans un Data center français certifié NEXEREN. Vous faites des économies de temps, d’argent, de papier, d’encre et d’énergie pour consulter, stocker et/ou partager des informations sensibles avec d’autres collaborateurs. Vous sécurisez la gestion de l’accès à des services d’impression immédiats depuis votre Cloud. Le processus de stockage, de numérisation et de partage de tous vos fichiers d’entreprise, y compris les données confidentielles, peut être automatisé en toute sécurité. Vous pouvez même personnaliser l’interface utilisateur de chaque ordinateur de votre parc informatique et en configurer les fonctionnalités principales.
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