Stockage de document en ligne : quelles sont les précautions à prendre ?
C'est quoi un espace de stockage en ligne ?
L’espace de stockage en ligne peut être défini comme un espace privé et virtuel sur lequel les entreprises sauvegardent leurs fichiers (documents confidentiels, photos ou vidéos) ainsi que d’autres types d’informations électroniques. Outre le fait de sauvegarder des fichiers dans un espace de stockage en ligne centralisé, cette technologie de pointe optimise l’accessibilité aux fichiers, permettant ainsi aux utilisateurs de consulter ou de partager des documents depuis d’autres appareils informatiques (tablette, smartphone et ordinateur) connectés au réseau internet, et cela, qu’importe la zone géographique dans laquelle se trouvent les utilisateurs. Raison pour laquelle bon nombre d’entreprises se tournent vers l’espace de stockage cloud pour héberger leurs données (documents, photos et vidéos) ou leurs applications métiers, délaissant progressivement les dispositifs locaux traditionnels comme leurs serveurs internes, les disques durs ou encore les clés USB dont l’efficacité en termes de sécurité est souvent remise en cause. Si vous envisagez d’avoir recours à une solution de stockage dans le cloud, il faut en amont passer par un processus de numérisation, c’est-à-dire, numériser un document, le nommer et le classer de manière structurée.
Vous ne savez pas comment numériser un document ni quel appareil utiliser ? Adoptez notre offre SAFE SPRINT qui comprend la location d’une imprimante multifonction dernier cri, couplée à une solution logicielle vous permettant de scanner et d’imprimer vos documents de manière sécurisée. Avec notre offre SAFE SPRINT, vous avez la garantie que vos fichiers électroniques soient protégés grâce à son système de cryptage hautement performant. D’ailleurs, le point fort de notre service, c’est que la maintenance est en illimitée, d’autant plus qu’elle n’est pas facturée.
Quel est l'intérêt du stockage de fichiers dans le cloud ?
Reposant sur les technologies du cloud computing, l’espace de stockage en ligne offre aux entreprises toute une multitude d’avantages. Dans cette optique, il est important de spécifier que les fichiers électroniques ainsi que les archives numérisées de nos clients sont sauvegardés dans un centre de données français, NEXEREN, très réputé pour son haut niveau de sécurité à la fois physique et virtuel. Notre offre FULL SPRINT, comprenant la solution MOBI et SAFE SPRINT, dispose d’une multitude de points forts en comparaison avec nos concurrents :
- L’un des principaux avantages à numériser vos fichiers vers un espace de stockage en ligne se trouve dans son accessibilité. En effet, tous les documents numérisés et sauvegardés dans le cloud peuvent être consultés à distance et depuis plusieurs types de matériels informatiques connectés à internet. Cette accessibilité aux fichiers favorise le travail collaboratif en entreprise, d’autant plus que chaque modification effectuée sur un document est synchronisée en temps réel.
- Le deuxième point fort de l’espace de stockage cloud de NEXEREN, notre partenaire, se trouve dans son système de cryptage de données de nouvelle génération, garantissant une protection du plus haut niveau ainsi qu’un taux de disponibilité supérieur à 99,98 %, assurant la continuité de vos opérations. Notre solution cloud est ce qu’il vous faut.
Stockage de documents dans le cloud : les précautions à prendre
Lorsqu’une entreprise décide de sauvegarder ses fichiers et autres documents dans un espace de stockage document en ligne, certaines mesures de précaution sont de mise. Voici les mesures à adopter :
Sécurisez votre profil avec un mot de passe fort
L’offre SAFE SPRINT vous donne la possibilité de créer un profil pour chacun de vos utilisateurs. Néanmoins, ils doivent protéger leurs comptes avec un mot de passe fort pour éviter qu’une personne non autorisée puisse avoir accès à leurs profils ou aux fichiers sensibles de l’entreprise via leurs comptes. Pour ce faire, utilisez une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux pour créer un mot de passe complexe, mais fort !
Optez pour une authentification à deux facteurs
Une fois le mot de passe créé, nous vous conseillons d’activer l’authentification à deux facteurs. Celle-ci est en réalité une couche de sécurité supplémentaire, évitant ainsi qu’un utilisateur non autorisé puisse avoir accès à votre imprimante multifonction ou à vos fichiers en ligne.
Gérez l’accès à votre espace de stockage en ligne
Avec l’espace de stockage cloud, les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers à n’importe quel moment et de n’importe où, ce qui peut compromettre la sécurité des documents en ligne. Par exemple, si un utilisateur oublie de se déconnecter d’un réseau public ou s’il perd son téléphone, cela représente un risque réel. Pour cette raison, gérez les appareils connectés à votre profil.
Quelle solution de stockage en ligne ?
Bien qu’un espace de stockage en ligne soit l’une des meilleures solutions de back-up professionnelle, il est impératif de choisir une solution adaptée à vos besoins. Mais quel espace de stockage cloud choisir ? Ce n’est pas évident de faire un choix. L’offre SAFE SPRINT convient à tout type d’entreprise, surtout les TPE et les PME. Outre le fait d’optimiser la gestion de vos impressions en entreprise, notre solution vous permet de numériser vos documents vers un espace de stockage fiable, garantissant ainsi la sécurité de vos données. Celles-ci sont protégées grâce notamment à un système de cryptage.
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