Dématérialisation : un enjeu important pour les entreprises
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents est devenue un enjeu majeur pour un grand nombre d’entreprises qui ont compris l’intérêt que cela représente et les bénéfices qu’elles peuvent en retirer. Pourtant, même si certaines sociétés sont conscientes de ses bienfaits, elles semblent réticentes à se tourner vers la dématérialisation. En quoi la dématérialisation des documents est-elle une solution digne d’intérêt pour les entreprises ? Telle est la problématique que nous allons aborder.
Quel est le but de la dématérialisation ?
La dématérialisation définition :
La dématérialisation des documents est un processus qui permet de transformer des documents papier en des documents électroniques à l’aide de logiciels. Ces logiciels sont conçus pour offrir des solutions permettant la gestion électronique des documents (GED). Son but est de permettre un stockage et une diffusion de l’information à travers des formats numériques. Parmi les acteurs du marché, l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet de répondre aux besoins des TPE et PME en matière de dématérialisation.
Qu'est-ce que la dématérialisation en entreprise ?
La dématérialisation en entreprise consiste à transformer les documents papier en documents électroniques. La dématérialisation des documents permet de numériser un document pour le rendre accessible plus facilement depuis n’importe quel support et à n’importe quel moment. Elle a pour but de faciliter l’échange d’informations entre collaborateurs, ainsi qu’avec les clients et les fournisseurs. Par ailleurs, le format dématérialisé est pratique pour une entreprise, car il lui permet de réaliser des économies de papier en réduisant également son empreinte carbone.
Pourquoi passer à la dématérialisation ?
Comme nous le disions en préambule, certaines entreprises sont réticentes à se tourner vers la dématérialisation, parce qu’elles ne perçoivent pas tous les bénéfices qu’elles peuvent en retirer. Dans un premier temps, elles doivent comprendre que la dématérialisation des documents va leur permettre une gestion simplifiée de leurs données et un meilleur traitement de l’information grâce à un archivage dans un espace de stockage unique et sécurisé.
Comment la sécurité est-elle assurée avec l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH ?
Le plus souvent, ce qui réfrène les entreprises à se tourner vers le numérique et la gestion électronique des documents (GED), c’est la peur de bénéficier de services de piètres qualités. Pourtant, elles comprennent qu’elles peuvent se servir de l’outil numérique pour éditer des factures, des fiches de paie ou faire de l’archivage autrement qu’en imprimant du papier, mais le doute subsiste. L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet de numériser directement vers un cloud sécurisé, mais aussi d’imprimer depuis celui-ci.
L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH est unique sur le marché. Elle permet un mix entre la dématérialisation et l’impression, en assurant une sécurité optimale et une facilité d’utilisation.
Tâchons de vous expliquer :
Au lieu de travailler séparément avec d’un côté le numérique et de l’autre côté les impressions papier, les deux formats se complètent et sont stockés dans des serveurs situés dans des data centers de la société NEXEREN en France qui répondent aux standards d’exigences en matière de sécurité des données.
Quand vous travaillez sur un poste de travail, une tablette ou un smartphone et que vous utilisez un répertoire utilisateur ou une adresse E-mail pour consulter un document, vous avez la possibilité de l’enregistrer au sein d’un emplacement central sécurisé qui vous permet de le restituer dans un format papier.
L’inverse est également possible et vous permet de numériser des documents papier depuis les imprimantes pour les envoyer vers l’emplacement central sécurisé dans le cloud, d’où ils peuvent être consultés et échangés entre les différents services ou utilisateurs. Afin de garantir une plus grande sécurité, l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH s’appuie sur une identification via un badge, un code PIN ou un mot de passe. À tout moment, vous pouvez suivre la circulation de vos documents confidentiels et effectuer des impressions même en cas de panne de serveur. L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet de sécuriser les données du réseau grâce à un cryptage des données pour une sécurisation renforcée.
Quels sont les avantages de l'offre MOBI SPRINT de SPRINTECH ?
À présent que vous avez compris le fonctionnement de l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH, vous pouvez entrevoir les avantages que celle-ci peut apporter à votre entreprise. Nous pourrions résumer celle-ci en disant qu’elle est une offre unique sur le marché, qui présente une solution tout aussi complète qu’innovante et qui permet une gestion efficace des documents sous différents formats (électronique ou papier). Elle allie la simplicité à la transparence pour permettre un service de proximité. Grâce à une impression maîtrisée, vous impactez efficacement vos finances et vous entreprenez une démarche écoresponsable, respectueuse de l’environnement en toute sécurité.
Les avantages de l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH peuvent prendre la forme de 4 valeurs qui personnalisent l’entreprise :
- L’efficacité : toutes les informations dont vous avez besoin sont accessibles facilement, 24h/7j depuis votre plateforme.
- La mobilité : vos documents sont accessibles sur n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) disposant d’un accès à Internet.
- La rapidité : grâce à un moteur de recherche interne, retrouvez en un clic les documents dont vous avez besoin.
- La collaboration : avec MOBI SPRINT, les documents peuvent être partagés aussi bien en interne qu’en externe, et ce, en garantissant leur sécurité.
Aujourd’hui, la sécurité d’un document électronique est une donnée qui ne peut être négligée par une entreprise quand nous savons que les cyberattaques sont en augmentation constante depuis les dernières années. L’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH permet un état de sécurité permanent de vos factures et de tous vos documents numérisés. Pour autant, nous sommes conscients que des imprimantes demeurent fonctionnelles et même qu’elles participent activement au processus de dématérialisation vers lequel les sociétés se tournent pour faciliter leur archivage. Toutefois, nous accordons une place importante à la réduction de la consommation de papier, car nous avons constaté que 20 % des impressions étaient inutiles. C’est pourquoi l’offre MOBI SPRINT de SPRINTECH (mais aussi MOBI SPRINT ET FULL SPRINT) intègre le SPRINTECH GREENSCORE qui permet à une entreprise de ne pas imprimer plus que de raison et de bénéficier d’un bonus qui permet de faire des économies sur son abonnement.
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