Devenue l’un des piliers de la transformation numérique d’une entreprise, la dématérialisation des documents consiste à substituer des fichiers ainsi que des données sous format papier par des documents électroniques sécurisés. Dans cette optique, SPRINTECH vous propose la solution de gestion documentaire, MOBI SPRINT qui se révèle être la meilleure solution logicielle permettant aux entreprises de s’adapter aux changements exponentiels du marché.
Bien que certains chefs d’entreprise aient déjà pris l’initiative de mettre en place un système de gestion électronique de documents au sein de leurs infrastructures, d’autres n’ont pas encore pris conscience de l’importance de cet outil informatique. En effet, ce n’est pas toujours évident pour une entreprise de gérer le volume d’informations et de documents qui deviennent de plus en plus titanesques. Sans l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire, les employés ont tendance à enregistrer des documents localement ou encore à les sauvegarder dans des environnements cloud différents. Des emplacements qui ne sont souvent pas approuvés par le dirigeant de l’entreprise ou le département informatique et qui ne bénéficient pas d’une sécurité optimale. Plusieurs conséquences découlent de cette mauvaise gestion du flux documentaire :
En tant que fournisseur ged, notre solution MOBI SPRINT comprend la location d’une imprimante multifonction de nouvelle génération couplée avec un logiciel de gestion de documents hautement performant. Celui-ci a été élaboré pour permettre aux entreprises de gérer leur flux documentaire avec efficacité. MOBI SPRINT est une véritable valeur ajoutée à vos processus organisationnels internes.
Quels sont les objectifs de la gestion documentaire ?
Les solutions de gestion électronique de documents ont été conçues pour optimiser le processus de dématérialisation au sein des entreprises, leur permettant ainsi d’être en phase avec une société en pleine mutation.
Parce qu’un logiciel de gestion électronique de documents permet de numériser, classer, sauvegarder et partager des données, ses principaux objectifs organisationnels sont :
- Une parfaite maîtrise de la gestion du flux documentaire au sein de l’entreprise. La circulation d’informations est optimisée dans les différents services, contribuant à la productivité des collaborateurs. À l’inverse d’un document sur support papier, un document dématérialisé circule plus rapidement, ce qui est un énorme avantage pour les entreprises qui ont plusieurs sites ou des collaborateurs qui travaillent à distance.
- Ce gestionnaire de documents vous permet de rationaliser et de gérer toutes les données numériques de manière structurelle dans la société. La recherche d’un document ne prendra que quelques minutes sur ce système informatisé contrairement à la recherche d’un document papier.
- L’optimisation de la traçabilité de chaque document est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise en général. Par exemple, en adoptant la solution logicielle MOBI SPRINT, vous aurez la possibilité de suivre en temps réel l’état de traitement d’un fichier ou de retrouver un document grâce à son système d’indexation. Par ailleurs, nous tenons à souligner que toutes les données informatiques de nos clients sont sauvegardées dans un centre de données français hautement certifié. Le point fort de notre partenaire réside dans son infrastructure qui répond aux normes de sécurité informatique.
Quels sont les outils de la gestion documentaire ?
De manière générale, les solutions de gestion électronique de documents sont équipées des fonctionnalités ci-dessous :
La création de 5 profils différents
Ce qui est intéressant avec le logiciel de GED, c’est qu’il vous donne la possibilité de créer cinq profils différents. Ainsi, permettez à certains de vos collaborateurs de visualiser les tâches en cours, en attente ou à faire, par exemple.
Les notifications automatiques
Chaque collaborateur reçoit sur son profil des notifications informatiques. Par exemple, il peut recevoir une notification si des changements ont été effectués sur un document.
Le moteur de recherche
Cette fonctionnalité permet à tous les utilisateurs de gérer leur temps de manière efficace. Il suffit d’insérer les mots clés dans le logiciel pour retrouver un document en seulement quelques clics.
SPRINTECH vous accompagne également dans la gestion de vos impressions
Il faut admettre que certains collaborateurs ont des comportements irresponsables en ce qui concerne l’impression des documents. En effet, selon les études menées sur cet aspect, il a été démontré que certains collaborateurs imprimaient des documents inutilement (par exemple, un courriel) et ces mêmes impressions finissaient leur trajectoire dans la poubelle quelques minutes plus tard. Ce type de comportement impacte directement le budget de l’entreprise, sans oublier les coûts liés aux archivages physiques des documents. Raison pour laquelle, il est dans l’intérêt de tout dirigeant d’entreprise d’intégrer un logiciel gestion impression, en optant par exemple pour l’offre SAFE SPRINT de SPRINTECH. Grâce à ses multiples fonctions, vous serez en mesure :
- De suivre le volume d’impression de vos collaborateurs.
- De fixer un quota d’impression par collaborateur.
- D’avoir en main des rapports sur votre consommation d’encre et de papier.
La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents vous permet de réduire les dépenses liées à l’impression, au stockage physique des documents papiers et au réapprovisionnement des consommables. Grâce à SAFE SPRINT, vous atteindrez non seulement vos objectifs économiques, mais vous aurez aussi une rentabilité de 3 à 5 % de votre chiffre d’affaires annuel.
Les objectifs de sécurité de la gestion de vos impressions
La mise en place d’une solution de gestion de documents comme SAFE SPRINT, vous permet de répondre à certaines exigences légales ainsi qu’aux normes ISO. Le recours au logiciel de GED vous permet entre autres :
- De garantir la valeur probante d’un document grâce à la signature électronique. Il est important de mettre l’accent sur le fait qu’il est aujourd’hui essentiel d’assurer l’authenticité d’un document.
- D’identifier les collaborateurs qui effectuent des modifications (quel genre de changement ou quand celui-ci a été fait).
- D’éviter la perte ou la destruction accidentelle des données. Pour cette raison, MOBI SPRINT sauvegarde les données dans un espace en ligne hautement sécurisé. Pour information, celles-ci sont dupliquées sur plusieurs serveurs afin de limiter leur perte en cas de panne.
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